Proszę czekać...

ładowanie danych...
do góry
Porady
Dziennik podawczy a pieczątka

W szkołach, urzędach i firmach wykorzystuje się tzw. dziennik podawczy. Na pewno o nim słyszałeś! Dawniej, dostarczając dokument - pismo, prośbę, zapytanie na przykład do urzędu miasta czy gminy szło się do okienka, gdzie urzędowała najczęściej pani obsługująca pisma wychodzące i przychodzące. To ona potwierdziła przyjęcie pisma czy różnych dokumentów i nadawała bieg sprawom. Obecnie informatycy wdrażają w wielu jednostkach elektroniczne systemy związane z dziennikiem podawczym. Do czego służy dziennik podawczy i czy jest ważny? Co się zmieniło przez lata i jaką rolę w tym urzędowym świecie pełni pieczątka? Dzisiaj mała garść informacji o funkcjonowaniu dziennika podawczego i o roli pieczątki w tym urzędowym świecie!

Obrazek

źródło: Pixabay

Co to jest i do czego służy dziennik podawczy?

Dziennik podawczy kojarzy się najczęściej z miejscem, do którego dostarczamy ważne pisma i dokumenty, ale de facto jest to specjalna kancelaryjna księga służąca do rejestrowania pism wpływających i wychodzących z urzędu czy instytucji.

Przynosząc pismo na dziennik podawczy nadawany jest mu specjalny numer. Podobnie ma się rzecz w przypadku nowoczesnego elektronicznego dziennika podawczego. Nadanie numeru ułatwia wprowadzenie pisma czy dokumentu w układzie chronologiczno-numerycznym, co bardzo ułatwia zarządzanie dokumentacją przychodzącą i wychodzącą z firmy lub urzędu. W szkole, ale i innych jednostkach jest to bardzo pomocne w przypadku kontroli. Dziennik podawczy jest pomocny w prowadzeniu ewidencji całej, bardzo obszernej dokumentacji. Każdy dziennik działa na określonych zasadach, jednak najważniejszą jego cechą jest funkcjonowanie w ujęciu chronologicznym - według daty wpływu czy wysłania. Kierownicy jednostek czy prezesi wdrażają zarządzeniem zasady funkcjonowania obiegu dokumentów w jednostce czy firmie. Wiele obowiązujących wytycznych jest zebrana w Kodeksie Postępowania Administracyjnego (instytucje) oraz w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów dot. instrukcji kancelaryjnej, a także w ustawie o doręczeniach elektronicznych czy o ustawie o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Dziennik podawczy jako oddzielne miejsce, dogodne dla petenta w większych instytucjach jest urządzane jako odrębne biuro na mapie instytucji. Pisma wychodzące i przychodzące są pieczętowane specjalnymi datownikami, pieczątkami tabelarycznymi z dodatkowymi oznaczeniami lub pieczątkami typu: "pismo wyszło", "pismo przyszło". W sekretariatach, do których trafiają niezbędne w funkcjonowaniu firm czy instytucji dokumenty, pisma obijane są przez pracownika upoważnionego do tego i przechowywane są w specjalnych segregatorach. Często pisma wychodzące kseruje się i przechowuje. Inaczej jest w nowoczesnych bazach danych, jakie coraz powszechniej dostępne są przez internet dla klientów czy petentów.

Obrazek

źródło: Pixabay

E-dzienniki podawcze

Wiele firm informatycznych oferuje specjalnie napisane programy do obiegu dokumentacji, spersonalizowane pod konkretny profil danej firmy czy instytucji. W opisach takich elektronicznych usług wykorzystuje się nazwy "dziennik korespondencji". Pakiety elektroniczne są odpowiednikami całej "instytucji" dziennika podawczego i reklamowane są jako:

  • odpowiedniki tradycyjnej książki przychodzącej i wychodzącej,
  • odpowiednik o rozbudowanym szeregu funkcji związanych z przekazywaniem i udostępnianiem korespondencji oraz obiegu dokumentów,
  • programy umożliwiające dostęp mobilnego z jakiegokolwiek miejsca w firmie/instytucji, a nawet z domu przez wskazane osoby z firmy i spoza niej wraz ze świetną funkcją włączonych powiadomień dotyczących wymaganej aktywności pracowników i kontrahentów,
  • automatycznie numerujące przychodzące i wychodzące pisma oraz dokumenty,
  • automatycznie tworzące bazy danych z załącznikami, także z dokumentami wymagającymi skanowania, obfotografowania czy wraz ze zeskanowanymi, otrzymanymi faksami,
  • umożliwiające łączenie korespondencji w hierarchiczną strukturę poprzez inteligentne grupowanie dokumentów czy odpowiadanie na nadesłaną korespondencję,
  • posiadające możliwość nadzorowania terminowego wysyłania dokumentów i pism,
  • posiadające możliwość filtracji wiadomości pod różnymi kątami,
  • posiadające możliwość współpracy z programem drukującym koperty i zestawienia korespondencji,
  • posiadające możliwość przechowywania danych związanych z kosztami przesyłek, numerów listów przewozowych i innych danych dot. korespondencji nadawanej przez pocztę czy innego operatora przesyłek,
  • inteligentnie łączące różne wątki, pisma, dane, dokumenty i załączniki w ramach danego przedsięwzięcia czy współpracy z jakąś firmą, a co się z tym wiąże - raz wprowadzone dane tych instytucji czy dane dot. przedsięwzięcia będą widoczne i dostępne dla każdej osoby współpracującej nad danym projektem, przedsięwzięciem czy z określonym klientem,
  • umożliwiające zarządzaniem wydrukami oraz edytowaniem niezbędnych tabeli.

E-dzienniki podawcze oferują wiele świetnych i nowoczesnych rozwiązań i funkcjonalności ułatwiających organizację pracy biura, firmy i sekretariatu. Wiadomo, że e-dziennik podawczy nie działa w próżni i muszą być w firmie czy jednostce osoby nadzorujące go, zajmujące się wydrukami i ostemplowaniem niezbędnych pism, dokumentów, faktur, załączników. Działalność firm, urzędów, szkół, instytucji jest wciąż w naszym kraju obwarowana licznymi rozporządzeniami i wskazówkami związanymi z tradycyjnie przechowywanymi czy pokazywanymi do wglądu dokumentami papierowymi, które muszą być podbite pieczęciami firmowymi, by nadać im wiarygodność.

Obrazek

źródło: Pixabay

Dostarczanie pism i dokumentów na dziennik podawczy W przypadku dziennika tradycyjnego, gdzie ktoś zarządza całą dokumentacją jest to proste:

  • albo należy przynieść dokumenty i otrzymać potwierdzenie ich złożenia, informując na składanym piśmie, jakie załączniki zostały dołączone do pisma i czy trafia ono tylko do adresata, czy do wiadomości jeszcze jakiejś osoby, instytucji,
  • albo należy nadać pocztą, najlepiej listem poleconym, pismo czy dokumenty wraz z załącznikami i potwierdzeniem nadania będzie specjalny, opieczętowany druk pocztowy.

W przypadku e-dziennika elektronicznego rozwiązania są różne - w zależności od tego, czy pismo kierujesz jako petent do urzędu, szkoły, instytucji, firmy. Zwykle na stronie internetowej znajdują się dokładne wytyczne. Na przykład takie, że:

  • dokumenty, wnioski, pisma składa się przez elektroniczną skrzynkę podawczą na platformie ePUAP (www.epuap.gov.pl) za pomocą ogólnego pisma do danego podmiotu. Ale UWAGA! należy spełnić kilka warunków, na przykład wyrażenie zgody na doręczenie pisma w postępowaniu administracyjnym za pomocą środków elektronicznych.

Obrazek

źródło: Pixabay

Pieczątka a dziennik podawczy

Prace związane z obiegiem dokumentacji są właściwie niezbędnymi do dobrej i sprawnej organizacji jednostki, czy jest nią instytucja publiczna, czy firma prywatna. Tak zwane czynności kancelaryjne są ważnym elementem pracy biura. Do codziennej pracy w sekretariacie czy innym miejscu związanym z obiegiem dokumentacji potrzebnych jest szereg niezbędnych pieczątek, często nazywanych właśnie kancelaryjnymi (pieczątka wpływu/wyjścia, pieczątka odpis/oryginał, pieczęć "odebrano", "za zgodność z oryginałem", pieczęcie urzędowe, datowniki, pieczęcie tabelaryczne z niezbędnymi opisami). Pieczęcie te powinny być trwałe i mieć gwarancję dobrych, wyraźnych odbić. Powinny również być funkcjonalne pod względem ergonomicznym.

Obrazek

źródło: Pixabay

Dziennik podawczy - serce firmy

Dziennik podawczy jest ważnym miejscem każdej instytucji, biura, szkoły, firmy. Osoby tam pracujące muszą być dobrze zorganizowane, skrupulatne i pilnować porządku. Powinno je cechować również opanowanie w sytuacjach stresowych, dobra pamięć oraz umiejętność dobrej komunikacji z osobami przychodzącymi do firmy, biura, instytucji, szkoły. Funkcjonowanie e-dzienników podawczych wiąże się również z czuwaniem nad całą dokumentacją człowieka. Nie wszystko załatwi za nas maszyna, aplikacja, program. Chociażby najlepiej dopasowany do profilu działalności firmy czy instytucji. Polecamy nasze artykuły o postępowaniu administracyjnym i pieczątkach, które dostępne jest TUTAJ oraz o wiarygodności dokumentów - kliknij TUTAJ!

Obrazek

źródło: Pixabay

Warto rozważyć wdrożenie w swojej firmie e-dziennnika podawczego w postaci programu komputerowego, gdyż jest to narzędzie nowoczesne, wygodne, proste w obsłudze, usprawniające pracę, ekologiczne, powodujące, że obieg dokumentacji jest dobrze zorganizowany, dynamiczny, płynny. Dzięki takim systemom mamy gwarancję rzetelnej pracy jednostki czy firmy (nic wam nie umknie) i szybkiego dostępu do potrzebnych danych! System jest bardzo transparentny - wiadomo kto za co odpowiada, do kogo trafiają dokumenty, pisma, załączniki, ile czasu jest na odpowiedź czy załatwienie danej sprawy, a często zamknięcie danej sprawy jest raportowane. A ważne pieczątki polecamy zamówić TUTAJ!

Przelew online
Znajdź nas: