Pieczątka dekretacyjna uważana jest za narzędzie niezbędne w pracy każdego księgowego. Posiadanie jej wynika z Ustawy o rachunkowości, która wyraźnie mówi o tym, że każdy dowód księgowy musi zostać sprawdzony i zakwalifikowany do ujęcia w księgach rachunkowych. To tak zwany “obowiązek dekretacyjny”. A co z tego wynika? Fakt, że dokument musi być opieczętowany pieczęcią dekretacyjną! Co powinieneś wiedzieć o pieczątkach dekretacyjnych? Jakie są ich rodzaje i jak wpływają na codzienną pracę księgowego? Polecamy nasz artykuł!
źródło: materiały własne
Dokumenty księgowe
Dowody, albo inaczej - dokumenty księgowe, są różne. Każda księgowa wie, jak z nimi pracować i jak powinny być one “stemplowane”. Dokumenty księgowe dzielą się na:
- zewnętrzne obce (otrzymane od zewnętrznych podmiotów)
źródło: Pixabay
Co to jest dekretacja?
Dekretacja jest czynnością, polegającą na tym, że w każdej firmie lub jednostce istnieje odpowiednie zarządzenie dot. osoby, która nadaje dokumentom zewnętrznym i wewnętrznym właściwy bieg. Czynności te może regulować wewnętrzna instrukcja, a w przypadku księgowości odpowiednie przepisy regulujące obieg dokumentów finansowych. Dekretacja jest więc specyficzną adnotacją na dokumencie, która wskazuje osobę lub komórkę organizacyjną, która jest bezpośrednio odpowiedzialna za załatwienie określonej sprawy. W księgowości dekretów używa się po to, aby dokument finansowy “ująć w systemie finansowo-księgowym firmy”. Dokumenty księgowe muszą być dekretowane, aby mogły być później wprowadzone do systemu księgowego, czyli zaksięgowane!
źródło: Pixabay
Jak księgowy pracuje z powyższą dokumentacją?
Każdy dokument, czy to zewnętrzny obcy, czy wewnętrzny obcy, czy wewnętrzny musi zostać sprawdzony pod kątem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Po tej czynności powinny być oznaczone “sprawdzono pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym”. Dokumenty opisuje się też ze względu miejsca zewidencjonowania ich w księgach rachunkowych. Taki opis powinien mieć
datę (kiedy dokument został ujęty w księgach rachunkowych), numer, na których zostanie dokonany zapis wraz z opisem stron Wn/Ma (winien/ma) i jeśli jest wymagana, to należy dokonać ewidencji analitycznej dokumentacji.Pod każdym dokumentem księgowym powinny znaleźć się podpis i imienna pieczątka osoby uprawnionej. Wówczas uznaje się, że dokumenty przeszły dekretację.
źródło: Pixabay
Automatyzacja pracy dzięki pieczątce dekretacyjnej
Czas to pieniądz. Dlatego warto dokonać zakupu pieczątki dekretacyjnej, aby zautomatyzować proces opisywania dokumentów księgowych w Państwa firmie! Pieczątka dekretacyjna jest to pieczątka tabelaryczna. Umożliwia ona szybkie nanoszenie na dokumenty księgowe gotowych, określonych i zgodnych ze stanem prawnych wzorów. Pieczątki tabelaryczne można podzielić na:
- z napisem: “sprawdzono pod względem merytorycznym”. Jest to pieczątka niezbędna dla każdego księgowego w jego codziennej pracy przy prowadzeniu tzw. pełnej księgowości. - z napisem: “sprawdzono pod względem merytorycznym, formalnym, rachunkowym”. Taka pieczątka dekretacyjna jest jedną z najczęściej wybieranych pieczątek przez księgowych i właścicieli firm. Niektórzy zamawiają tylko pieczątkę z napisem “sprawdzono pod względem…” - pieczątka wydatków strukturalnych. Jest to taka pieczątka, która pozwala na jasne i czytelne oznaczenie kosztów zakwalifikowanych przez księgowego na tzw. wydatki strukturalne. - pieczątka dekretacyjna “Winien/Ma”, która jest bardzo przydatna podczas przygotowywania tak zwanego bilansu środków. - pieczątkę - dekretację. Taka pieczątka zawiera wszystkie pola niezbędne, aby w sposób przejrzysty, szybki i łatwy wskazać ujęcie dokumentu w księdze rachunkowej. Firmy oferujące pieczątki są w stanie wykonać dowolny wzór wskazany przez klienta, jeśli chodzi o pieczątkę dekretacyjną tego typu. W tym przypadku pieczątka może być zindywidualizowana pod konkretnego klienta i jego firmę.
źródło: Pixabay
Dekretacja dokumentów elektronicznych
Współczesna księgowość coraz częściej dokonuje się elektronicznie z wykorzystaniem najnowocześniejszych narzędzi i technologii elektronicznych. Z zapisu Ustawy o rachunkowości nie wynika wprost, aby dekretacja, czyli opis musiał być nanoszony bezpośrednio na dokumenty księgowe. Jeśli dokumentacja księgowa danej firmy prowadzona jest elektronicznie, to dekretacja sporządzana jest także z wykorzystaniem specjalistycznego programu komputerowego. Większość takiego oprogramowania pozwala na wydruk dowodów księgowych z naniesieniem obowiązkowego opisu. Wygląda to tak, jak w przypadku używania tradycyjnych stempli. Nie ma więc konieczności, aby dokumenty elektroniczne dodatkowo dekretować ręcznie.
źródło: Pixabay
Zgodnie z prawem pieczątka dekretacyjna to znak, że dokumentacja księgowa jest zgodna z literą prawa. Każdy księgowy podczas kontroli jest rozliczany z tego, czy dokumentacja księgowa była oznaczona w wymagany sposób z wykorzystaniem pieczątek dekretacyjnych. Dlatego nie bez znaczenia jest posiadanie pieczątek dekretacyjnych w biurze księgowym czy firmowym. Innymi atutami jej używania jest przyspieszenie tempa pracy. Każda firma stemplarska oferuje wprowadzenie indywidualnych zmian w oferowanych przez siebie wzorach pieczątek dekretacyjnych zgodnych z profilem firmy, bądź innymi jej zapotrzebowaniami. Możliwe jest także zamawianie określonych poduszek ze wskazanymi kolorami dla danej pieczątki dekretacyjnej. Pieczątki księgowe są niezwykle ważne w codziennej pracy księgowej. Warto, aby były funkcjonalne i wytrzymałe. Jeśli potrzebujesz takich pieczątek - zwróć się do specjalistów w swojej dziedzinie. Zamów pieczątki w sprawdzonej firmie!
