Według polskiego prawa oraz unijnych przepisów faktury nie muszą być ani podpisywane ani opieczętowane, aby zachowały swoją ważność. Dlaczego jednak niektórzy urzędnicy nie chcą akceptować faktur bez pieczątki i podpisu? Czy przepisy wymuszają czy nie wymuszają na podatnikach pieczętowanie faktur?
Niegdyś faktury, aby mogły zostać uznane za ważne potrzebowały pieczątki oraz podpisu. Sprawa wyglądała tak aż do 27 kwietnia 2004 roku, gdy weszło w życie Rozporządzenie Ministra Finansów znoszące obowiązek podpisywania i stemplowania faktur. Dzięki rozporządzeniu brak wspomnianych elementów nie powinien stanowić w świetle prawa żadnego problemu. Wielu przedsiębiorców nadal zastanawia się nad tym, czy faktura bez własnego podpisu i pieczątki jest ważna, a prawidłowa wystawiona faktura powinna po prostu stwierdzać dokonanie sprzedaży, aby stać się dowodem księgowym do ujęcia w księgach rachunkowych. Jedynym problemem mogą być urzędnicy, którzy nie chcą przyjąć nieopieczętowanych dokumentów. W takich przypadkach należy powołać się po prostu na polskie przepisy i dowieść swojej racji.
Osoby korzystające z nowoczesnych technologii, wysyłające pisma firmowe, faktury, ponaglenia i inne dokumenty finansowo-księgowe za pomocą Internetu nie muszą przejmować się brakiem podpisu i pieczątki. Skanowanie i ponowne przesyłanie dokumentów staje się w tym momencie zbędne.
Na koniec warto wspomnieć o tym, że prawidłowo wystawiona faktura według Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług powinna zawierać:
"§ 5. 1. Faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:
1) imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
2) numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11;
3) numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT";
4) dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury;
5) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
6) miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
7) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
8) wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
9) stawki podatku;
10) sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
11) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
12) kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem."
źródło: http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU20110680360
Mamy nadzieję, że rozwialiśmy wszystkie wątpliwości odnośnie stemplowania faktur. Z przepisów jasno wynika, że nie jest to konieczne, jednak lepiej podbijać faktury jeśli mamy taką możliwość, aby uniknąć przykrych potyczek słownych z urzędnikami. Jeśli w żaden sposób nie możemy zdobyć podpisu ani pieczęci najlepiej powołać się na powyższe rozporządzenie i udowodnić urzędnikom ich nadgorliwość.
