Pieczęć na pokwitowanie odbioru gotówki - jak wykonać to poprawnie?
Pomimo tego, że większość transakcji jest aktualnie wykonywana bezgotówkowo, nadal zdarzają się sytuację, że klient płaci gotówką i żąda odpowiedniego potwierdzenia. Jak powinno wyglądać prawidłowo przygotowane potwierdzenie odbioru gotówki, jej wpłaty, zaksięgowania i jaka pieczątka usprawni działanie twojej firmy?
Potwierdzenie zapłaty dokonanej gotówką zgodnie z prawem
Zgodnie z art. 462 par. 1 Kodeksu cywilnego dłużnik spełniając świadczenie, ma prawo żądać pokwitowania. Jeśli wierzyciel odmawia jego wydania, dłużnik może powstrzymać się ze spełnieniem świadczenia lub złożyć przedmiot do depozytu sądowego. Oznacza to, że podczas płacenia gotówką za daną usługę lub przedmiot, można żądać pokwitowania - jeśli nie zostanie wydane, można wstrzymać się z zapłatą.
Posiadanie dowodu zapłaty jest ważne nie tylko ze względu na korektę kosztów, ale także w razie konieczności dochodzenia swoich roszczeń na drodze sądowej. Biorąc pod uwagę art. 6 Kodeksu cywilnego, ciężar udowodnienia faktu dokonania płatności spoczywa na osobie, która wywodzi z tego faktu skutki prawne. Przykładem takiej sytuacji może być uregulowanie przez firmę płatności za towar, który nigdy nie został dostarczony.
Niestety, jeśli dojdzie do sytuacji udowodnienia w sądzie zapłaty bez pokwitowania, konieczne będzie zgromadzenie innych dowodów w postaci zeznań świadków, wyciągów z konta (jeśli została wypłacona taka sama kwota).
Faktury a pokwitowanie - obowiązek wystawiania rachunku
Zgodnie z art. 87 Ordynacji podatkowej osoby prowadzące działalność gospodarczą są zobowiązane na żądanie usługobiorcy lub kupującego wystawić rachunek potwierdzający wykonanie usługi lub dokonanie sprzedaży. Podatnicy są zobowiązani do wystawienia rachunku nie później niż 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru, jeśli zażądano od nich takiego dokumentu przed zrealizowaniem usługi lub wydaniem towaru. Jeśli żądanie zostało zgłoszone już po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi, na wystawienie rachunku jest czas do 7 dni od zgłoszenia żądania.
Podatnicy VAT mają obowiązek przygotowania faktury zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług - Dz.U. z 2020 r. poz.106, ze zmianami. Jeśli klient jest osobą nieprowadzącą działalności gospodarczej, obowiązkowe jest odnotowanie sprzedaży w kasie fiskalnej.
Płatność gotówką - nie zawsze jest możliwa
Od 2017 roku została obniżona wartość transakcji, za które można płacić gotówką. Zmiana jest znaczna, ponieważ limit wynosił wcześniej 15 tysięcy euro, aktualnie nie wolno przekroczyć granicy 15 tysięcy złotych. Limit płatności gotówkowych ponownie będzie się obniżał, jeśli wejdzie w życie tzw. Polski Ład, zgodnie z którym dojdzie do obniżenia limitu płatności gotówkowych do 8 tysięcy złotych już w 2022 roku.
Co w sytuacji płatności obcą walutą? Transakcje będą przeliczane na PLN zgodnie z kursem średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego transakcję.
Zgodnie z art. 22p ust. 1 i 2 ustawy o PIT przedsiębiorca prowadzący pozarolniczą działalność nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatku w tej części, w której kwota transakcji przekraczająca 15 tysięcy zł nie została przekazana za pomocą rachunku bankowego. Oznacza to, że jeśli zapłacono za transakcję powyżej 15 tysięcy zł gotówką, wydatek ten nie stanowi kosztu, a jeśli dokonano płatności w kwocie do 15 tysięcy zł, stanowi ona koszt podatkowy.
Aktualnie wydatki przekraczające 15 tysięcy zł opłacone gotówką nie stanowią kosztu podatkowego, gdy następuje płatność po zmianie formy opodatkowania z ryczałtu, gdy płatność następuje po likwidacji pozarolniczej działalności i jeśli dotyczy nabycia lub wytworzenia środków trwałych lub wartości prawnych i niematerialnych.
Potwierdzenie zapłaty gotówką - jakie elementy są obowiązkowe
Transakcje gotówkowe wymagają przygotowania specjalnego dokumentu o nazwie faktura gotówkowa. Jej wystawienie oznacza, że płatność została wykonana od razu po zawarciu transakcji - kupujący ma wtedy prawo do otrzymania potwierdzenia zapłaty gotówką. W tym celu należy wyraźnie zaznaczyć na fakturze, że została ona opłacona w ten sposób np. pieczątką "Zapłacono gotówką".
Przedsiębiorca potwierdzający płatność gotówką może mieć wątpliwości, co powinno znaleźć na pokwitowaniu płatności w świetle obowiązujących przepisów. Niestety przepisy Kodeksu cywilnego nie określają jasno, jakie dane powinny być zawarte na dokumencie. Mimo tego, jako niezbędne określa się:
- nazwa dłużnika lub jego imię i nazwisko, czyli dane firmy,
która przyjmuje zapłatę - może to być także pieczątka firmowa,
- dane wpłacającego,
- kwota uregulowanego zobowiązana, płatności gotówką,
- tytuł zobowiązania czy określenie za co dana kwota została wpłacona np.
rodzaj usługi, numer faktury itd.
- miejscowość, data,
- podpis przyjmującego płatność.
Wielu przedsiębiorców stara się maksymalnie uprościć i przyspieszyć proces wystawiania potwierdzenia, dlatego przygotowuje specjalne druczki dokumentów kasowych jak np. KP. KP, czyli dowód wpłaty, powinien być przygotowany w dwóch egzemplarzach - osobie wpłacającej przekazuje się oryginał jako dowód uiszczenia zapłaty, a kopia pozostaje u przedsiębiorcy.
Pokwitowanie odbioru gotówki - wzór nr 1
Ja, niżej podpisany oświadczam, że w dniu .... odebrałem od Pani/Pana.... sumę pieniężną w wysokości........złotych (słownie:.........).
(podpis, pieczątka firmowa)
--
Pokwitowanie odbioru gotówki - wzór nr 2
Do ........ (fraktura nr / rachunek nr / umowa nr)
Kwituję odbiór gotówki w kwocie:........ zł.
(słownie.....................)
Data:........ Pieczęć i podpis przyjmującego:
Tak wygląda najprostszy wzór pokwitowania gotówki, który można także przełożyć na pieczątkę. Wystarczy zamówić duży stempel z gotowymi polami i pozostawić miejsce do ich wypełnienia.
Świetnym rozwiązaniem jest pokwitowanie odbioru pieniędzy w formie wygodnej pieczątki. Można jej użyć nie tylko do bieżącego potwierdzenia otrzymania gotówki za sprzedany przedmiot lub usługę "Zapłacono gotówką dnia." , ale także do podbicia faktur opłaconych online z napisem " wpłynęło dnia.". To dobry sposób na bieżącą kontrolę stanu finansów w firmie.
Uwaga: jeśli przedsiębiorca umieszcza na fakturze adnotację, że została ona opłacona gotówką, w polu "do zapłaty" musi zostać wpisana kwota 0 zł, inaczej faktura nie będzie mogła być uznana za pokwitowanie płatności gotówką, nawet jeśli posiada taką adnotację z pomocą pieczątki lub odręczną.
Potwierdzenie wpłaty gotówki - obowiązek, którego warto dopełnić
Jak widać, w świetle prawa, podatnik prowadzący działalność gospodarczą ma obowiązek wystawienia odpowiedniego potwierdzenia, pokwitowania płatności gotówką, którego forma zależy od wybranej sytuacji. Inaczej wygląda sytuacja przy płatności za wystawioną fakturę, a inna w razie zakupu towarów i żądania potwierdzenia płatności gotówką, gdy np. przedsiębiorca jest zwolniony z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Jedno jest jednak wspólne - na żądanie klienta należy wystawić odpowiedni dokument i można przyspieszyć ten proces, korzystając z firmowych pieczątek. Z tego powodu polecamy obejrzenie stempli firmowych, imiennych a także datowników i numeratorów, wśród których czekają modele "Zapłacono dnia" "Wpłynęło dnia" oraz inne.
