Być może zastanawiasz się czy w Twojej firmie sprawdziłaby się pieczątka faksymile? Czy faksymile znajdzie zastosowanie w działalności prowadzonego przez Ciebie przedsiębiorstwa? Zapraszamy do lektury! Przygotowaliśmy mały przewodnik związany z tym kto i kiedy może używać pieczątki zwanej faksymile!
źródło: materiały własne
Za faksymile uważa się mechanicznie wykonaną kopię odręcznego podpisu. Ale nie tylko! Możesz się również spotkać z określeniem “druk faksymilowy” czy”faksymile dokumentu”. Faksymile rozumiane jest także jako dokładna kopia dokumentu, rysunku i właśnie podpisu! Współcześnie to słowo jest najczęściej kojarzone z pieczątką, na której widnieje reprodukcja odręcznego podpisu wraz z określoną funkcją lub stanowiskiem pracy. Pod tym pojęciem rozumie się także to, co widnieje na awersie każdego dowodu osobistego!
źródło: Pixabay
Odcisk faksymile stosuje się najczęściej na określonych dokumentach, poczty przychodzącej czy wychodzącej, podczas cedowania zadań w firmie bądź urzędzie na konkretne, niższe jednostki. Chętnie posługują się nimi rektorzy wyższych uczelni, którzy nie byliby w stanie podpisać wszystkich indeksów studenckich, które wymagają jego podpisu! W wielu jednostkach samorządowych stosuje się faksymile przez pracowników występujących w zastępstwie swojego zwierzchnika.
źródło: Pixabay
W urzędach stosuje się faksymile praktycznie na porządku dziennym. Jednak pieczątka z podpisem tego typu coraz chętniej są stosowane również w mniejszych i większych firmach. Dzięki wdrożeniu pieczątki z faksymile można w firmie usprawnić pracę związaną z podpisywaniem różnego rodzaju dokumentów i pism.
Zakłada się, że faksymile podpisu powinno być używane najczęściej przez osobę, której podpis widnieje na tejże pieczątce. Jednak nie zawsze organizacja pracy w przedsiębiorstwie na to pozwala. Wiele osób decyduje się na to, aby pieczątka faksymile była używana w imieniu właściciela przez osobę zaufaną. Zgodnie z prawem (wyrok z 10 listopada 2006 r., sygn. akt II FSK 1144/05) faksymile nie jest traktowane prawnie jako odręczny podpis. W firmach i urzędach decyzja sądu może wydawać się problematyczna z punktu użyteczności takiej pieczątki z podpisem.
źródło: Pixabay
Najczęściej z pieczątki z podpisem korzysta jej właściciel. Jednak jak nadmieniliśmy już powyżej może też stosować ją osoba zaufana. Nawet, gdy na umowach czy pismach znajduje się faksymile i podpis nie jest złożony odręcznie, to nie oznacza to, że dokument jest nieważny. Jeśli faksymile zostało odbite przez osobę uprawnioną do jej stosowania, to dokumenty “podpisane” w ten sposób są wiążące. Dokumenty podbite przez osobę nieuprawnioną, bez zgody i wiedzy właściciela faksymile uważa się za nieważne. Chociaż może wiązać się z koniecznością udowodnienia zaistniałej sytuacji związanej z użyciem faksymile przez tzw. osoby trzecie. Są jednak dokumenty, które wymagają kategorycznie podpisu osobistego i warto wiedzieć, że w firmach do takich dokumentów należą:
Faksymile nie może być absolutnie użyte:
Dlatego faksymile powinno być odpowiednio przechowywane i w firmie należałoby określić kto może używać takiej imiennej pieczątki przełożonego.
źródło: Pixabay
Pieczątka z podpisem ma różne zastosowania w działalności firm i spółek. Zgodnie z prawem użycie faksymile, które niesie ze sobą moc wiążącą dotyczy dokumentów związanych z:
Oprócz powyższych działań, w których faksymile może być użyte z mocą prawną, można posłużyć się nim także do:
źródło: Pixabay
Używanie faksymile w firmie pozwala zaoszczędzić sporo czasu oraz daje szansę na wykreowanie pozytywnego wizerunku firmy. Faksymile według badań osób z branży marketingowej wzmacnia pozytywny i profesjonalny przekaz o działalności firmy oraz pozwala odbiorcy na to, aby poczuł się wzmocniony i wyróżniony. Buduje to pozytywne relacje z firmą i marką. Pieczątka faksymile powinna być wykonana ze szczególną dbałością o szczegóły. Powinna być idealnie elastyczna, niezawodna i trwała. Takie pieczątki oprócz kopii odręcznego podpisu mają informację o funkcji danej osoby - na przykład: “Prezes zarządu”, “Dyrektor sprzedaży”, “Kierownik budowy”. Do wykonania pieczątki z podpisem możesz wybrać dowolny kształt automatu pieczętnego.
