Pieczątki towarzyszą nam w firmach, instytucjach, biurach, szkołach. Nadają ważność dokumentom, umowom, fakturom… można by jeszcze długo tutaj wymieniać. Co jednak, kiedy pieczątka przestaje dobrze stemplować lub utraci ważność z jakiegoś powodu? Jeśli projekt pieczątki jest przestarzały, zmieniły się dane Twojej firmy, instytucji, szkoły, jeśli pieczątka się zużyła lub mechanizm przestał sprawnie odbijać? Jak zlikwidować a potem zutylizować stare pieczątki? Na pewno nie wolno ot tak wyrzucić ich do kosza! Pieczątka nie może dostać się w niepowołane ręce!Dlatego dzisiaj o utylizacji pieczątek. Jak zadbać o ich poprawną likwidację?
źródło: Unsplash.com
Utylizacja i likwidacja pieczątek - procedury
Różne są rodzaje pieczątek (np.urzędowe, firmowe, dekretacyjne) i dobrze jest wiedzieć, że ich używanie oraz utylizacja podlegają różnym procedurom.
W Polsce obowiązują:
Dlatego, jeśli masz do czynienia z pieczątkami w firmie, szkole, instytucji, powinieneś zapoznać się z obowiązującymi procedurami, żeby wiedzieć, jak należy postępować w przypadku konieczności utylizacji i likwidacji starej lub zniszczonej pieczątki. A jeśli jesteś właścicielem firmy – konieczne zorganizuj wszelkie te procedury związane z utylizacją i likwidacją, aby chronić dobre imię swojej firmy!
źródło: Unsplash.com
Pieczęcie urzędowe - pod specjalnym nadzorem!
Jeśli pieczątka jest już stara lub zużyta, a może konieczna jest jej wymiana ze względu na zmianę danych firmy lub z jakiegokolwiek innego powodu, to starą pieczątkę musimy zlikwidować i zutylizować. W urzędach, instytucjach, szkołach oprócz zarządzeń i wytycznych, o których wspomnieliśmy powyżej, istnieje też rejestr/ewidencja pieczątek i ich odcisków. Wiele spraw związanych z pieczątkami może regulować wprowadzona w firmie procedura/instrukcja postępowania z pieczątkami służbowymi. Pieczęcie urzędowe są pod specjalnym nadzorem i ich likwidacja i utylizacja są obwarowane szczegółowymi zapisami (np. wypełnia się wniosek o likwidację pieczątki i sporządza się protokół przekazania pieczęci urzędowej do Mennicy Państwowej w celu jej likwidacji).
źródło: Unsplash.com
Jak przeprowadzić utylizację pieczątki krok po kroku?
A co w przypadku pieczęci firmowej? Warto zorganizować bezpieczną procedurę likwidacji i utylizacji pieczątek używanych w Twojej firmie. Aby pieczątka nie dostała się w niepowołane ręce, proces utylizacji i likwidacji pieczątki powinien odbyć się odpowiedzialnie:
źródło: Unsplash.com
Wytyczne dotyczące likwidacji i utylizacji starych, zniszczonych lub nieaktualnych pieczątek
W wytycznych dotyczących używania pieczątek firmowych, imiennych często są zawarte bardzo szczegółowe informacje, instrukcje i zobowiązania. Na przykład:
źródło: Unsplash.com
W przypadku pieczątek firmowych nie istnieją przepisy prawa zobowiązujące do konkretnych procedur. Inaczej jest w przypadku pieczęci urzędowych – o czym wspominaliśmy wyżej! Każda firma wypracowuje sobie własny schemat działania dotyczącego utylizacji i likwidacji starej pieczęci. W wielu jednostkach funkcjonują w tym temacie wewnętrzne zarządzenia i procedury, w których krok po kroku zawarta jest instrukcja dotycząca utylizacji i likwidacji firmowych, najczęściej imiennych stempli. W dokumentacji tej znaleźć można wzory wniosków o likwidację, wykaz ewidencji i rejestru pieczęci będących w użyciu, wzór protokołu z likwidacji wraz ze szczegółowymi informacjami na temat miejsca i przechowywania całej dokumentacji. Przestrzeganie tych procedur spowoduje, że firma będzie bezpieczna i będzie w stanie udowodnić, że dołożyła wszelkich starań, aby nie doprowadzić do sporządzania dokumentów, pism, faktur z pieczątkami, które nie powinny się na nich znaleźć!
